Najważniejsza sprawa to określenie potrzeb. Czym więcej postawimy pytań, tym precyzyjniej dobierzemy odpowiedni pojazd.
Zacznijmy od ustalenia kto będzie użytkownikiem auta.
a) pracownik
b) właściciel (czyli my)
ad. a)
- Pracownika zatrudniamy do wykonania określonej pracy. Znając zakres obowiązków stosunkowo łatwo można określić jakie narzędzia do wykonania tej pracy będą potrzebne.
- samochód jako bonus do pensji. W tym przypadku to pracodawca decyduje jak duży ma być to bonus. Często będzie to wynik negocjacji pracodawcy z pracownikiem. W przypadku kluczowych pracowników, role mogą się odwrócić i pracownik sam wybiera sobie auto w określonym budżecie.
ad. b)
- Jeżeli mamy już doświadczenie, to zazwyczaj wiemy co chcemy. Sprawa się komplikuje jeżeli jest to nowa działalność. Jeszcze więcej niewiadomych jest wtedy, kiedy jest to nasz pierwszy biznes. Mamy oczywiście biznes plan, lub przynajmniej wizję naszej firmy, ale to tylko teoria.
Zacznijmy od pozbycia się emocji, kupujemy narzędzie pracy, na realizację marzeń przyjdzie czas jak osiągniemy sukces. Samochód ma zarobić na siebie i na nas.
Kilka pytań na początek:
Do czego potrzebujemy samochodu?
a) dojazd do pracy (stałe miejsce pracy)
Jeżeli auto ma tylko dowieźć nas do miejsca pracy, to jedynym ograniczeniem będzie zasobność portfela i odbiór społeczny.
Odbiór społeczny - Firma nie działa w próżni, jest oceniana przez pracowników, klientów, potencjalnych klientów, oraz pozostałe osoby nie związane z firmą. Samochód jest jednym z elementów podlegających ocenie. Jeżeli będzie odbiegał od przyjętych oczekiwań może to być źle odebrane. Niektóre profesje wymagają określonych pojazdów. Czasem jest to marka premium, ale działa to też w drugą stronę. Luksusowy samochód właściciela osiedlowego warzywniaka raczej klientów nie przyciągnie. Jeszcze gorzej, jeżeli taki pojazd nabędzie w trakcie pracy. Część osób odbierze to jako "dorobił się na nas"
b) pojazd potrzebny do wykonywania pracy, dojazd do pracy/ klienta.
Jak wyżej. Dodatkowo trzeba określić obszar działania, ile kilometrów i po jakich drogach będzie się poruszać pojazd.
c) dojazd do pracy plus funkcje transportowe (przewóz materiałów lub towarów, zaopatrzenie)
Jak w pkt. 2b plus określenie wielkości przestrzeni bagażowej. Czy wystarczy bagażnik w aucie osobowym, kombi czy jednak pojazd dostawczy? Jeżeli funkcje użytkowe są trudne do spełnienia w aucie osobowym to należy rozważyć zakup pojazdu użytkowego (dostawczy, specjalny) pkt. 1d. Pojazd do wszystkiego może okazać się do niczego.
d) pojazd potrzebny do wykonywania pracy, transport materiałów, towarów
Najważniejsze są funkcje użytkowe pojazdu. Tu decyduje rodzaj działalności. Wielkość przestrzeni bagażowej, ładowność, właściwości jezdne. Samochód musi być dobrany do aktualnych potrzeb firmy. Lepiej kupić samochód o numer większy, niż o numer za mały. Nie ma jednak sensu kupować samochodu "bo może kiedyś firma się rozwinie". Będzie rozwój, będą pieniądze na nowe samochody.
e) Samochód jako nośnik reklamy
Samochód dość łatwo można wykorzystać jako mobilną reklamę. Najprostszy sposób to oklejenie całości lub części pojazdu. Reklamą może być sam pojazd, niszowa marka lub model, który będzie kojarzony z naszą firmą. Jeżeli będziemy chcieli aby nasz pojazd pełnił taka funkcję to dobrze jest to uwzględnić podczas wyboru auta.
f) Wizerunek firmy
Wizerunek firmy to sposób postrzegania przez społeczeństwo naszej firmy. Warto zadbać o to już na starcie. Przemyślana strategia nie będzie aż tak kosztowna, a pozytywny obraz firmy będzie rósł wraz z nią. Późniejsze działania będą znacznie kosztowniejsze. Samochody firmowe możemy dobrać tak aby pozytywne skojarzenia z określonymi modelami lub markami były zgodne z wartościami jakie chcemy utrwalać w obrazie naszej firmy. Może to być ekologia, moc, bezpieczeństwo czy nawet kraj produkcji samochodu. Paleta możliwości jest ogromna i tylko od nas zależy czy to wykorzystamy. Pamiętajmy, ze wizerunek firmy decyduje o tym czy nasi kontrahenci chcą z nami współpracować.
Możemy np. wykorzystać potencjał skojarzeń poszczególnych marek i modeli. Paleta możliwości jest ogromna.
Koszty
Prawidłowe oszacowanie kosztów wyznaczy nam pole poszukiwań pojazdu. Pamiętajmy, że koszty to nie tylko cena pojazdu. To również koszty użytkowania. Nie policzymy na tym etapie TCO ( całkowity koszt użytkowania pojazdu) z prostego powodu, że nie mamy wybranego auta. Musimy zrobić to szacunkowo.
Samochód to zakup na kilka lat i od tego musimy zacząć. A więc:
1. Określamy przez ile lat będziemy eksploatować dany pojazd. Przyjmujemy że będzie to X lat
2. Określamy ile chcemy i możemy wydać na samochód. Jeżeli nie kupujemy za gotówkę, to i tak zapłacimy to w ratach kredytowych lub leasingowych.
3. Sumujemy koszty stałe posiadania pojazdu np. ubezpieczenie, przeglądy okresowe, podatki itp. w okresie X lat eksploatacji
4. Zaglądamy do biznes planu i staramy się wyliczyć koszty użytkowania. Paliwo, zużycie części itd
5. Jeżeli użytkownikiem auta będzie pracownik, to należy uwzględnić wynagrodzenie wraz z dodatkowymi kosztami (ZUS, US)
6. Sumujemy pozycje z pkt. 1-5. Czym więcej kosztów uwzględnimy, tym precyzyjniejszy otrzymamy wynik
7. Jeżeli przyjęty okres eksploatacji X nie będzie bardzo długi, to nasz samochód będziemy mogli sprzedać (lub zostawić w rozliczeniu) Wartość ta nazywa się wartością rezydualną.
8. Od pozycji otrzymanej w pkt. 6 odejmujemy wartość rezydualną pojazdu (pkt.7) i otrzymujemy szacunkowy koszt całkowity posiadania pojazdu (TCO)
Teraz wystarczy podzielić to przez ilość miesięcy eksploatacji jaka przyjęliśmy w pkt.1 i dowiemy się ile miesięcznie samochód musi zarobić na siebie. Jeżeli zgadza się to z przyjętymi założeniami, to możemy przejść do pkt. II Finanse. Jeżeli nie, to trzeba zweryfikować biznes plan, albo poszukać tańszego pojazdu.